Jak na Magento oszczędzić ~75h zespołu/msc, dzięki automatyzacji wysyłek?
Wprowadzenie
willsoor.pl to rozwijający się e-commerce, który stanął przed wyzwaniem usprawnienia procesu nadawania przesyłek. Manualne działania i rozproszone systemy ograniczały skalowanie operacyjne. Wdrożenie mechanizmu autoshippingu skróciło czas realizacji zamówień i pozwoliło obsługiwać większy wolumen bez zwiększania zespołu.
O kliencie
Willsoor działa w segmencie odzieży męskiej oraz damskiej i obsługuje sprzedaż wysyłkową na skalę ogólnopolską. Sklep znajdował się na etapie wzrostu, w którym kluczowe stało się usprawnienie zaplecza operacyjnego.
Magento stanowiło elastyczną bazę do dalszego rozwoju. Kolejnym krokiem nie była już sprzedażowa ekspansja, ale optymalizacja procesów logistycznych, które miały stać się realną dźwignią skalowania.
Czas realizacji
Realizacja tego projektu rozwojowego zajęła 1 miesiąc.
Porozmawiajmy o Utrzymaniu i rozwoju Twojego Magento
Prześlij zapytanie Wyzwanie
Proces nadawania przesyłek wymagał ręcznych działań i pracy w panelach kurierów.
Część funkcjonalności działała wcześniej w Magento 1, jednak przy przejściu na Magento 2 konieczne było jej odtworzenie i ulepszenie.
Manualny model pracy powodował:
- stratę czasu przy każdym zamówieniu,
- konieczność przełączania się między systemami,
- większe ryzyko błędów,
- ograniczenie możliwości obsługi większego wolumenu.
Klient jasno zakomunikował potrzebę:
Uprościć i zautomatyzować nadawanie przesyłek tak, aby proces był szybki, intuicyjny i dopasowany do realnej pracy magazynu.
Cel rozwoju
Operacyjnym celem było skrócenie czasu obsługi zamówienia i ograniczenie liczby kliknięć przy generowaniu etykiet.
Biznesowo chodziło o:
- możliwość obsługi większej liczby zamówień bez zwiększania zespołu,
- odzyskanie płynności działania znanej z Magento 1,
- centralizację procesu w jednym systemie.
Barierą była fragmentacja między Magento a systemami kurierów oraz brak automatyzacji w kluczowym momencie pakowania.
Podejście i analiza
Nie zaczęliśmy od wdrażania modułów. Najpierw przeanalizowaliśmy realny proces pracy zespołu:
- jak wygląda kompletacja?
- kiedy generowana jest etykieta?
- jakie wyjątki występują? (w tym płatność za pobraniem – COD).
Rozważaliśmy pozostawienie oddzielnych integracji dla każdego kuriera. Ostatecznie zdecydowaliśmy się na wspólną warstwę procesową w Magento, która po zeskanowaniu numeru zamówienia:
- rozpoznaje metodę wysyłki na podstawie danych z zamówienia,
- weryfikuje typ płatności,
- generuje właściwą etykietę.
Dlatego, że to rozwiązanie zapewniało większą kontrolę, spójność i możliwość dalszego rozwoju.
Zaprojektowane rozwiązanie
Stworzyliśmy mechanizm autoshippingu zintegrowany z procesem kompletacji.
Proces wygląda dziś następująco:
- Po złożeniu zamówienia drukowana jest lista kompletacyjna.
- Podczas pakowania, pracownik skanuje kod zamówienia w panelu Magento.
- System automatycznie:
- rozpoznaje kuriera,
- sprawdza sposób płatności (w tym COD),
- generuje numer przesyłki i etykietę.
W przypadku Paczkomatów, jest możliwość wyboru gabarytu A B / C i ustawienia wybranego jako domyślnego.
Dodatkowo, wprowadziliśmy automatyczne zatwierdzanie formularza po rozpoznaniu odpowiedniej liczby znaków, co skróciło czas operacyjny do minimum.
Przed:
- ręczne generowanie etykiet,
- przechodzenie między systemami,
większe ryzyko błędów.
Po:
- jedno działanie – skan kodu,
- pełna automatyzacja generowania przesyłki,
- spójny proces w Magento.
Jednocześnie to rozwiązanie jest skalowalne. Centralna logika wysyłkowa pozwala w przyszłości dodawać kolejnych przewoźników bez przebudowy całego procesu.
Prezentacja rozwiązania
W poniższym filmie możesz zobaczyć jak wygląda automatyczne generowanie wysyłki i etykiety za pomocą funkcji Autoshipping.
Jak to zrobiliśmy?
Dla InPost wykorzystaliśmy oficjalny moduł i dostępne funkcje integracyjne, a dla DPD przygotowaliśmy dedykowaną integrację z API.
Stworzyliśmy wspólną warstwę pośrednią, która:
- analizuje metodę wysyłki i typ płatności,
- buduje właściwą strukturę danych dla kuriera,
- komunikuje się z API,
- obsługuje odpowiedzi i błędy.
Zadbaliśmy o walidację danych, czytelne komunikaty oraz stabilność działania po aktualizacjach. Architektura została zaprojektowana tak, aby ograniczać przyszły dług technologiczny.
Efekty dla klienta
Proces nadawania przesyłek został znacznie uproszczony i skrócony. Zespół już nie musi przełączać się między systemami ani ręcznie przepisywać danych.
Efekty operacyjne:
- oszczędność czasu przy każdym zamówieniu,
- skrócenie czasu realizacji,
- ograniczenie ryzyka błędów,
- możliwość obsługi większej liczby zamówień w tym samym czasie.
Wpływ na dalszy rozwój
Centralizacja logiki wysyłkowej w Magento zwiększyła elastyczność sklepu. Dodanie nowego kuriera lub zmiana warunków współpracy nie wymaga przebudowy całego procesu.
Rozwiązanie:
- przygotowało sklep na wzrost wolumenu,
- zmniejszyło ryzyko operacyjne,
- stworzyło stabilny fundament pod kolejne inicjatywy rozwojowe.
Wnioski z projektu
Kluczowe było dokładne zrozumienie, jak zespół klienta realnie pracuje na co dzień. Wspólne przeanalizowanie procesu pozwoliło zaprojektować rozwiązanie dopasowane do praktyki, a nie do ogólnego opisu w zadaniu.
Rozwiązania szyte na miarę, realnie usprawniają pracę i stają się fundamentem skalowania.
Zespół projektowy
Podsumowanie
Zaprojektowany autoshipping w Magento zamienił ręczny, rozproszony proces wysyłki w zautomatyzowany mechanizm, który realnie zwiększył operacyjną zdolność skalowania willsoor.pl.
Zachęcamy do zakupów w willsoor.pl
Jeśli szukasz eleganckiej odzieży do biura i na co dzień, w jakości premium – wejdź na willsoor.pl
Moda kapsułowa premium, limitowane serie, szybka wysyłka, koszule szyte w Polsce i darmowe zwroty.
Potrzebujesz prawdziwego partnera do rozwoju Magento, który nie klepie kodu “na ślepo”, tylko dobiera właściwe rozwiązania?
Skontaktuj się z nami i umów bezpłatną konsultację – przeanalizujemy Twoją sytuację i zaproponujemy optymalne rozwiązanie.