Dlaczego definiowanie celów w projektach e-commerce jest kluczowe?

Dziś kilka słów o definiowaniu celów, ze szczególnym uwzględnieniem wdrożenia i rozwoju platform e-commerce. Przyjrzymy się między innymi tezom: Czy są one niezbędne, by realizację projektu nazwać udaną? Jak je prawidłowo definiować? I czym się różnią w projektach wdrożeniowych, od tych zdefiniowanych w pracach rozwojowych. Zaczynamy!

Czym są cele oraz dlaczego ich definiowanie jest kluczowe?

Cel projektu to termin, który odnosi się do głównego rezultatu lub wyniku, który dane przedsięwzięcie ma osiągnąć. W kontekście wdrożenia platformy sprzedaży online definiuje się zazwyczaj jeden, kluczowy cel, jaki ma zostać osiągnięty poprzez realizację projektu – uruchomienie takiej platformy. Ustala się go zazwyczaj na początku prac i stanowi to najważniejszy element dalszego planowania projektu. 

Dlaczego jest to tak kluczowe? 

Bez określonego punktu, do którego dążymy niemożliwym jest stwierdzenie, czy projekt został zakończony pomyślnie, a nawet czy idzie zgodnie z planem i ustalonym na początku współpracy harmonogramem. Bez ustalenia konkretnego oraz mierzalnego rezultatu działań nie jesteśmy w stanie określić kamieni milowych, oraz monitorować postępu realizacji prac. 

Korzyści wynikające z określenia celu już od początku projektu:

• Ustalenie kierunku – zdefiniowanie priorytetów pomaga określić kierunek, w którym powinna zmierzać cała koncepcja wdrożenia. Bez klarownych wyznaczników i konkretnego zakresu łatwo zgubić się w natłoku zadań i nieefektywnie wykorzystać zasoby (w szczególności programistyczne).
• Pomoc w planowaniu – umożliwia lepsze planowanie działań oraz alokację zasobów deweloperskich z podziałem na poszczególne etapy wdrożenia. Dzięki temu można uniknąć marnowania czasu i środków na nieistotne działania. Nieistotne, czyli takie, które nie będą wpływały na realizację określonego przez nas głównego priorytetu. Pozwoli to zachować m.in. harmonogram wdrożenia w odpowiednich ramach.

Przykład

W przypadku konceptu wdrożenia platformy e-commerce głównym celem może być uruchomienie produktu w wersji MVP (ang. Minimum Viable Product). Definiowanie tego kryterium zapewnia jasny kierunek dla całego zespołu: priorytetem jest dostarczenie podstawowych funkcjonalności, które umożliwią klientom dokonywanie zakupów, a sprzedawcom zarządzanie produktami. Kiedy pojawia się propozycja dodania nowej, zaawansowanej funkcji – na przykład systemu rekomendacji opartego na sztucznej inteligencji – zespół projektowy musi dokładnie ocenić, jak wprowadzenie tej funkcji wpłynie na cały projekt.

Zadadzą sobie pytania takie jak:

1. Czy ta funkcjonalność jest niezbędna do wersji podstawowej (MVP)?
2. Czy bez tego dodatku, sprzedaż na platformie nie będzie możliwa?
3. Ile czasu zajmie jej implementacja?
4. Czy wprowadzenie jej w danym momencie nie przesunie nieproporcjonalnie harmonogramu wdrożenia podstawowej wersji? 

Jeżeli ocena wykaże, że nowa funkcja znacząco opóźni wdrożenie platformy oraz nie będzie wspierała głównego punktu, do którego dążymy — czyli nie będzie w podstawowym zakresie,  decyzją powinno być odłożenie jej implementacji na etap dalszego rozwoju. 

• Mierzenie postępu – konkretne cele pozwalają na monitorowanie progresu projektu. Regularne ocenianie, czy osiągane są założone kamienie milowe, pozwala na szybką reakcję w przypadku potrzeby wprowadzenia korekt w harmonogramie (który jest powiązany również z budżetem implementacji), reorganizacją pracy programistycznej lub wyjaśnieniem opóźnień i zapobieganiem powstawania tych sytuacji w przyszłości.

Krok po kroku – jak definiować cele w projektach oraz co oznacza akronim SMART?

Analiza obecnego stanu

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza obecnego stanu. Przed sformułowaniem celów konieczne jest zrozumienie, gdzie znajduje się projekt, jakie są jego mocne strony, słabości, szanse i zagrożenia. To pozwoli na określenie obszarów, które wymagają poprawy lub rozwoju.

Jeśli mówimy o wdrożeniu platformy e-commerce, to pod uwagę weźmy, jakie są problemy, bolączki i wyzwania, które skłoniły nas do realizacji nowej witryny lub jej migracji. Czy głównym powodem wdrożenia nowej platformy jest optymalizacja procesów dotyczących obsługi zamówienia, czy pozyskiwanie klientów i zwiększanie sprzedaży?

SMART – Cele powinny być SMART. Akronim ten oznacza:

• Konkretne (Specific) – jasno określające oczekiwane rezultaty i odnoszące się bezpośrednio do danego projektu.
  
• Mierzalne (Measurable) – aby na koniec projektu zweryfikować, czy został on zakończony pomyślnie, cele muszą być wymierne, określone zmianą procentową lub konkretną liczbą.
  
• Osiągalne (Achievable) – zadbajmy o to, aby były możliwe do osiągnięcia. Określanie celów, które będą nieosiągalne, doprowadzi jedynie do frustracji podczas próby ich realizacji. Określenie, że uruchomimy platformę na Magento w jeden miesiąc, nie jest osiągalne.
  
• Istotne (Relevant) – muszą być spójne z całą strategią. Nie ma sensu realizować projektów, które po głębszej analizie okażą się bezsensowne.
  
• Określone w czasie (Time-bound) –  muszą mieć ramy czasowe, które będą wyznaczały kluczowe momenty realizacji. Zadajmy sobie pytania. Kiedy realizacja ma się rozpocząć, kiedy zakończyć, jakie są kamienie milowe? Przykładowo, zamiast postawić sobie cel „Uruchomienie nowej platformy”, lepiej sformułować go jako „Uruchomienie nowej platformy B2B w zakresie MVP do końca Q3 2024 r”.

Wybór priorytetów

Nie wszystkie cele są równie istotne. Dlatego należy wybrać te, które są najważniejsze dla sukcesu projektu. Warto skupić się na jednym kluczowym priorytecie, który doprowadzi do realizacji projektu, niż określić kilka, których nie będziemy w stanie realizować ze względu na brak zasobów. 

Jeśli zrealizowaliśmy pierwszy etap, którym było aktywowanie nowej platformy e-commerce, kolejne cele możemy określać w obszarach: zwiększenia konwersji, poprawy doświadczeń użytkownika lub zwiększenie średniej wartości koszyka. Zdecydujmy, który z obszarów przyniesie nam największe zyski oraz ustalmy priorytet do działania!

Komunikacja i zaangażowanie zespołu

Zdefiniowane cele powinny być jasno komunikowane i znane całemu zespołowi projektowemu od Project Managera, Product Ownera, poprzez Developerów i dział Quality Assurance. Każdy powinien zrozumieć, co chcemy osiągnąć i jakie działania należy podjąć, aby to zrealizować. Zaangażowanie zespołu jest kluczowe dla sukcesu projektu. 

Regularne monitorowanie postępów

Realizacja projektu nie jest statyczna. Należy regularnie monitorować progres prac i ewentualnie dostosowywać kroki i działania, aby osiągnąć sukces. Określenie kamieni milowych znacząco ułatwia monitorowanie oraz utrzymanie harmonogramu w ryzach. Dzięki temu można szybko zareagować na ewentualne problemy lub zmiany.

Jak będą zdefiniowane cele w projektach wdrożeniowych, a jak w rozwojowych?

W poprzednich akapitach skupiliśmy się na przedstawieniu wartości z definiowania celów ze szczególnym uwzględnieniem projektów wdrożeniowych. Kluczowe są one ze względu na panowanie nad budżetem oraz harmonogramem wdrożenia. Jednak warto podkreślić, że cele powinniśmy, określać również w projektach, które po realizacji przeszły do fazy rozwoju, czyli ulepszania istniejącej platformy. 

Dlaczego? Rozpatrzmy sytuację, w której uruchomiliśmy nową platformę sprzedażową. Jako inwestor wewnętrznie mamy pewne plany rozwojowe, dodatkowo chcemy modyfikować istniejące już funkcjonalności, które nie zdały testu rynku. Jednocześnie zgłaszamy poprawki do strony sklepu. Tworzy nam się natłok zadań, a miesięczny budżet na prace programistyczne topnieje. Brak ustalonych priorytetów oraz kierunku, do którego zmierzamy, skutkuje tym, że programiści realizują prace, jednak platforma nie osiąga oczekiwanych rezultatów sprzedażowych.

Definiowanie priorytetów w obu tych przypadkach wymaga różnego podejścia, które wynika z odmiennych priorytetów i oczekiwań. W projektach wdrożeniowych cele są zazwyczaj bardziej rygorystyczne i skoncentrowane na niezbędnych elementach do rozpoczęcia sprzedaży online, z wyraźnymi terminami i ograniczeniami. W projektach rozwojowych są one bardziej dynamiczne, otwarte na innowacje i skupione na poprawie oraz rozbudowie istniejącej platformy. 

Obszary, jakich mogą dotyczyć cele w projektach w fazie rozwojowej:

• polepszenie doświadczenia użytkownika (User Experience) na stronie sklepu,
• wpływ na zyskowność platformy – zwiększenie konwersji, wartości koszyka zakupowego lub retencji użytkowników, 
• zwiększenie i rozbudowa możliwości platformy, poprzez dodanie nowych opcji lub rozbudowę zaawansowanych funkcji np. dodanie programu lojalnościowego, 
• optymalizację lub automatyzację procesów np. zarządzanie zapasami i logistyka,
• zwiększenie skalowalności platformy,
• widoczność i pozycjonowanie w wyszukiwarkach, 
• rozwój międzynarodowy – adaptacja platformy dla różnych rynków międzynarodowych. 

Czy jeśli nie mamy celu, to nasz projekt jest od razu skazany na porażkę?

Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Brak wyraźnie określonego celu może prowadzić do trudności z monitoringiem postępu prac oraz ryzyka „rozjechania się” budżetu i harmonogramu projektu.

Jednakże istnieją wyjątki. Doświadczone zespoły projektowe, takie jak Project Managerowie i Deweloperzy, którzy współpracują ze sobą od lat, mogą intuicyjnie realizować wymagania klientów – szczególnie w projektach wdrożeniowych – nawet jeśli nie zostały one formalnie określone i zapisane. W takich przypadkach realizacja może przebiegać zgodnie z terminem, a harmonogram pozostaje nienaruszony.

Mimo to, aby cały proces był sprawny, kluczowe jest precyzyjne określenie zakresu implementacji na początku prac i konsekwentne jego przestrzeganie aż do etapu końcowego. Istotna jest także ścisła współpraca z Product Ownerem, Project Managerem i zespołem programistycznym. 

Jakie korzyści przynosi współpraca z agencją e-commerce, która aktywnie angażuje się w realizację naszych celów?

Przede wszystkim, klarownie określone cele pozwalają skoncentrować się na najważniejszych zadaniach, co znacząco zwiększa efektywność prac całego zespołu. Dodatkowo, łącząc działania z bogatym doświadczeniem i wiedzą agencji na temat najnowszych trendów, narzędzi i praktyk w branży e-commerce, możemy być pewni, że wdrażane przez nas rozwiązania są nie tylko sprawdzone, ale także skutecznie wpływają na poprawę działania naszego sklepu internetowego w obszarze, który wyznaczyliśmy jako kluczowy.

Zrozumienie celów i wspólne dążenie do ich realizacji umożliwiają partnerskie podejście we współpracy. Agencja, znając specyfikę biznesu, jego problemy i wyzwania, może proponować dopasowane do branży i optymalne rozwiązania. Aby móc skutecznie rekomendować takie działania, agencja musi dokładnie poznać klienta i jego branżę, co stanowi klucz do skutecznej i owocnej współpracy.

Świadomość, że wspólnie dążymy do realizacji jasno określonych etapów, stanowi silny motywator dla całego zespołu i zachęca do aktywnego zaangażowania w projekt. Sukcesy osiągnięte przez klienta nie tylko podnoszą morale zespołu, ale także inspirują do proponowania nowych, jeszcze efektywniejszych działań, co dodatkowo motywuje deweloperów pracujących nad projektem. Również w przypadku ewentualnych niepowodzeń, team jest zmotywowany, aby dokładnie przeanalizować przyczyny problemów i opracować nowe strategie, które zapobiegną podobnym sytuacjom w przyszłości. Takie podejście pozwala na ciągłe doskonalenie, co przekłada się na zwiększenie efektywności całej współpracy zarówno po stronie agencji jak i biznesu Product Ownera/Inwestora.