Nie bój się odejść. Kiedy i jak zmienić agencję, która świadczy Ci usługę utrzymania i rozwoju sklepu.
Zmiana agencji to decyzja, która może budzić lęk – zwłaszcza jeśli obecny partner „zna system”, a sklep działa. Ale co jeśli rozwój stanął w miejscu, reakcje są opóźnione, a każdy ticket to walka o priorytet? Utrzymywanie niewłaściwej współpracy kosztuje więcej, niż może się wydawać. Przeczytaj kiedy przejście do nowej agencji jest konieczne, jak zrobić to bezpiecznie i nie stracić kontroli nad sklepem.
Kiedy w ogóle myśleć o zmianie agencji?
- Brak przejrzystości i kontroli
Nie masz dostępu do kodu, repozytoriów, dokumentacji? Agencja nie tłumaczy kosztów i czasu prac?
Przykład: Michał, właściciel sklepu z elektroniką: „Dopiero po odejściu agencji dowiedziałem się, że nie mam żadnych uprawnień do serwera – byłem całkowicie uzależniony od ich dobrej woli. Uzyskanie dostępów finalnie zajęło kolejny miesiąc i spowodowało opóźnienia w rozwoju sklepu oraz dodatkowe koszty.” - Twoje priorytety nie są ich priorytetami.
Nawet jeśli na spotkaniu jasno ustalasz, które zadania są kluczowe i muszą być zrealizowane w pierwszej kolejności, agencja często je ignoruje lub odkłada na później.
Przykład: Na cotygodniowym statusie wyraźnie podkreśliłeś, że naprawa błędu w płatnościach to absolutny priorytet, bo blokuje sprzedaż. Mimo to przez tydzień zgłoszenie nie zostało nawet przypisane do developera, a Ty musiałeś ponownie interweniować, by w ogóle ruszyły prace. - Brak transparentności.
Nie masz dostępu do narzędzi typu Teamwork czy Jira, gdzie możesz sprawdzić, kto pracuje nad Twoim projektem i na jakim etapie są zadania? W takiej sytuacji tracisz przejrzystość i kontrolę.
Przykład: Joanna, właścicielka sklepu z kosmetykami: „Przez kilka miesięcy nie wiedziałam, kto zajmuje się moim sklepem, a na pytania o status prac otrzymywałam tylko ogólne odpowiedzi.” - Brak inicjatywy.
Ty zgłaszasz pomysły, a nie agencja. Dobra agencja powinna proponować usprawnienia, nie tylko realizować zadania.
Przykład: Zauważyłeś, że od dłuższego czasu na karcie produktu nie wyświetlają się opinie – mimo że wcześniej działały bez zarzutu. Sam zgłosiłeś problem i zleciłeś ich tymczasowe wyłączenie. Agencja bez żadnych pytań po prostu je usunęła z frontu.
Nie padło pytanie: „Dlaczego chcesz je wyłączyć?”, „Czy coś się zmieniło po ostatniej aktualizacji?”, „Może warto naprawić i dodatkowo zachęcać klientów do wystawiania recenzji?”. Zamiast podejścia doradczego – tylko mechaniczne wykonanie zadania. To właśnie moment, w którym widać brak inicjatywy: nie szukają przyczyny, nie myślą, jak zwiększyć konwersję, nie zaproponują alternatywy. Po prostu klikają. - Długie czasy reakcji lub brak reakcji.
Ciągłe opóźnienia i brak reakcji: Zgłoszenia leżą tygodniami, a odpowiedzi są lakoniczne?
Jak to mierzyć: Sprawdź średni czas odpowiedzi na zgłoszenia w ostatnich 3 miesiącach. Jeśli widzisz zgłoszenia nietknięte od kilku dni, możesz podejrzewać, że agencja nie traktuje Cię poważnie. - Powtarzające się awarie sklepu.
Twój sklep regularnie przestaje działać lub pojawiają się te same błędy, a reakcja agencji ogranicza się do doraźnych napraw bez znalezienia przyczyny? To sygnał, że brakuje odpowiedzialności i długofalowego podejścia. - Zmiany w zespole.
W projekcie co chwilę pojawia się nowa osoba, która dopiero musi się wdrożyć. Każda taka zmiana oznacza utratę wiedzy, dodatkowy czas na przekazanie informacji i spowolnienie prac. To Ty ponosisz za to koszty zarówno finansowe, jak i organizacyjne. - Brak informacji o zmianach prawnych.
O istotnych zmianach w przepisach dotyczących e-commerce, takich jak wymogi dostępności WCAG czy wdrożenie dyrektywy Omnibus, dowiadujesz się z internetu lub branżowych newsletterów, a nie od swojej agencji.
To poważny sygnał, że Twój partner nie dba o zgodność sklepu z aktualnym prawem i naraża Cię na ryzyko kar oraz utraty klientów. - Brak raportów czasowych i statusów prac.
Nie otrzymujesz regularnych raportów z czasu pracy, postępu zadań ani podsumowań realizowanych działań? To uniemożliwia ocenę efektywności i utrudnia planowanie dalszego rozwoju.
To sygnały ostrzegawcze, które warto potraktować serio.
Podpowiedź: Zrób listę „co mnie frustruje” – to pierwszy sygnał, że warto się rozejrzeć.
Podsumowanie:
Jeśli choć część tych sygnałów brzmi znajomo, to znak, że warto się zatrzymać i przyjrzeć bliżej obecnej współpracy. Wiele firm zbyt długo trzyma się partnera, który nie dowozi, licząc na poprawę, która nigdy nie nadchodzi. Tymczasem każdy miesiąc zwłoki to utracone szanse na rozwój, spadki sprzedaży i realne koszty.
Dobra wiadomość jest taka, że zmiana agencji może przebiec spokojnie i bezpiecznie. Wystarczy dobrze przygotować się do tego procesu, ustalić jasne warunki przekazania wiedzy i mieć po swojej stronie zaufanego partnera technologicznego.
W kolejnej części pokażemy, jak przejść przez ten proces krok po kroku. Tak, abyś mógł odzyskać kontrolę nad swoim sklepem i rozwinąć go w takim tempie, na jakie zasługuje Twój biznes.