Funkcja Project Managera w zarządzaniu projektami eCommerce.

Zastanawiało Cię kiedyś, dlaczego nad każdym złożonym przedsięwzięciem, niezależnie czy jest to branża budowlana, architektoniczna czy informatyczna czuwa przydzielona do niego osoba?

• Dlaczego projekt potrzebuje Project Managera?
• Kim jest Project Manager?
• Cykl życia projektu, a funkcje PM’a
• Dlaczego przedsięwzięcie nie ma szans na powodzenie bez Project Managera?

Dlaczego projekt potrzebuje Project Managera?

Projekty, które angażują niezależne od siebie zespoły potrzebują koordynatora, który nadzoruje prawidłowy przebieg prac. Kierownik projektu (ang. Project Manager) odpowiada za dostarczenie klientowi gotowego produktu w zaplanowanym wcześniej czasie i budżecie.
Brak kontroli może prowadzić do generowania nadmiernych kosztów, a w ostateczności nawet do niepowodzenia przedsięwzięcia.

Dowiedz się, w jakich pracach uczestniczy Project Manager, jakie posiada kompetencje, a także jaką rolę odgrywa dla powodzenia projektu.

Kim jest Project Manager?

Kierownik projektu w najprostszej definicji odpowiedzialny jest za zarządzanie przedsięwzięciem. Jednak w praktyce to określenie oznacza więcej niż jedno słowo. Project Manager uznawany jest za osobę multifunkcyjną. Dlaczego? Ponieważ, odpowiada za kontakt z klientem, rozmowy negocjacyjne, planowanie przebiegu prac i kontrolę budżetu, a także weryfikację i eliminację ewentualnych zagrożeń.

Kierownik projektu – czy to stanowisko dla każdego?

Nie każdy może zostać Project Managerem. Funkcja ta zobowiązuje
do posiadania wysoko rozwiniętych umiejętności komunikacji, które sprawdzą się podczas kontaktów z zespołem. Jednak to nie wszystkie niezbędne cechy idealnego kierownika projektu. Konsekwencja w działaniu, wielozadaniowość, a także zdolność pracy pod presją czasu to predyspozycje, które definiują w pełni to stanowisko.

Wysoko rozwinięte wyżej wymienione umiejętności miękkie to tylko część niezbędnych kwalifikacji kierownika projektu. Drugą, ważną kwestią są zdolności tzw. twarde. Oznacza to w praktyce znajomość metodologii zwinnych, narzędzi strategicznych, a także umiejętności koordynacji budżetu, czasu, ryzyka czy jakości całego przedsięwzięcia.

Co decyduje o tym, że to właśnie predyspozycje miękkie są tak istotne?

Skuteczna komunikacja – łatwość w nawiązywaniu kontaktów i przekazywanie istotnych informacji w prosty sposób to klucz do sukcesu. Jednakże, aby odnieść go w zarządzaniu zespołem projektowym – Project Manager nie powinien narzucać własnych poglądów, a raczej szukać wspólnych rozwiązań. Komunikacja wykorzystywana jest podczas całego przedsięwzięcia: w formie pisemnej, jak i słownej, w trakcie spotkań czy konferencji.

Konsekwencja w działaniu – to umiejętność szczególnie ważna z punktu widzenia terminowego zakończenia projektu. Wyznaczanie priorytetów i celów pozwala na przejrzystą organizację względem zobowiązań. Dotrzymywanie określonych terminów i wywiązywanie z zaplanowanych działań to sumiennie wypracowane metody dobrego kierownika projektu.

Zdolność pracy pod presją czasu – Nawet najlepiej zarządzane przedsięwzięcie nie uniknie sytuacji kryzysowych. Wystąpienie nieprzewidzianych zagrożeń w trakcie realizacji prac może opóźnić ich terminowe zakończenie. W takich momentach Project Manager powinien posiadać zdolność pracy pod presją czasu wykonując swoje bieżące obowiązki, a jednocześnie doprowadzić aktualny etap realizacji do planowanego zakończenia.

Stanowisko kierownika projektu to także kwalifikacje możliwe do zdobycia, dzięki edukacji i certyfikacji w niezbędnych obszarach związanych z zarządzaniem.

Cykl życia projektu, a funkcje PM’a

Niezależnie od tego czy projekt obejmuje wdrożenie nowego produktu, czy zmianę aktualnego – prace związane z planowaniem przeważnie odbywają się w podobnym schemacie.

Jaki udział bierze Project Manager w cyklu życia projektu? Kluczowy – nadzoruje go od początku do końca, jednocześnie jego obowiązki skupiają się na prawidłowym przebiegu każdego etapu, zgodnie z pierwotnymi założeniami. Od obecności osoby koordynującej zależy powodzenie całej inwestycji. Jednak potwierdzając jego skuteczność należy wziąć pod uwagę wszystkie fazy cyklu życia projektu:

Inicjacja

Zakres obowiązków Project Managera na tym etapie opiera się na analizie otrzymanych materiałów i kontaktach ze wszystkimi interesariuszami, jednakże to nie koniec zadań.

Obowiązki Project Managera wobec projektu:

• ustalenie wspólnych celów przedsięwzięcia,
• ocena opłacalności projektu,
• wyznaczenie zasobów niezbędnych do realizacji,
• stworzenie planu, karty i harmonogramu projektu,
• zdefiniowanie potencjalnych zagrożeń.

Ostatni punkt zasługuje na rozwinięcie. Zdefiniowanie ryzyka jest najważniejszym elementem pierwszej fazy cyklu życia projektu. Wyznaczenie potencjalnego zagrożenia już na początku trwania przedsięwzięcia pozwala na szybką reakcję i podjęcie działań zapobiegawczych. Co ważniejsze ogranicza możliwość wystąpienia zagrożeń w późniejszych realizowanych pracach.

Planowanie

Kierownik projektu na tym etapie określa szczegółowy harmonogram prac, a także rozdziela zadania do wyznaczonych osób. Wyznacza potrzebny budżet na realizację poszczególnych etapów, tworzy plan komunikacji i raportowania, który niezbędny jest do uruchomienia fazy realizacji projektu. Komunikacja podczas pracy jest istotnym elementem, którego nie można pominąć.

W zakres planu komunikacji projektowej wchodzi m.in.:

• wyznaczenie narzędzi komunikacyjnych, które usprawnią aktywną wymianę informacji z zespołem projektowym i interesariuszami,
• przygotowanie propozycji cyklicznych spotkań z zespołem projektowym w celu weryfikacji postępów prac,
• przygotowanie terminarza spotkań z klientem w zakresie prezentacji postępów prac i wymiany spostrzeżeń.

Realizacja

Podczas realizacji prac kierownik staje się łącznikiem między zespołem projektowym, a interesariuszami. Za cykliczne raportowanie wyników, weryfikację i aktualizację założonych celów czy bieżące usuwanie napotkanych przeszkód odpowiada nie kto inny, lecz Project Manager. Ponadto analizuje i zarządza zmianami, cyklicznie aktualizuje dokumentację projektową i kontroluje jakość realizowanych prac.

Zamknięcie

Zamknięcie jako ostatnia faza cyklu życia projektu uruchamia nowy produkt. Kilkumiesięczne przedsięwzięcie staje się rzeczywistością i widocznym efektem. Project Manager weryfikuje stan ostatnich prac z pierwotnym planem i czuwa nad bezpiecznym uruchomieniem produkcyjnym w docelowym miejscu. Kierownik projektu nadzoruje poprawny przebieg prac końcowych, aby produkt spełniał oczekiwania interesariuszy.

Kiedy realizacja dobiega końca istotnym elementem jest przygotowanie dokumentacji oraz raportów z całego przebiegu przedsięwzięcia. Project Manager może wtedy odczuć poczucie odpowiedzialności za przeprowadzenie przedsięwzięcia od początku do końca.

Dlaczego przedsięwzięcie nie ma szans na powodzenie bez Project Managera?

Analiza cyklu życia projektu pozwoliła na uwydatnienie istoty obecności kierownika na każdym etapie jego realizacji. Brak odpowiedzialnej osoby może prowadzić do wielu zagrożeń, które obniżają szanse na powodzenie przedsięwzięcia.
Drogą podsumowania należy jednak wskazać jakie niebezpieczeństwa czekają na projekty bez odpowiedniej osoby koordynującej:

• braki w komunikacji pomiędzy zespołem, a interesariuszami,
• brak zarządzania jakością,
• niekompletna realizacja pierwotnych założeń,
• brak niezbędnych zasobów do wykonania projektu,
• zwiększone koszty wynikające z nieterminowej realizacji zadań.

Project Manager to kluczowa postać w każdym przedsięwzięciu. Niezależnie od specyfiki branży czy złożoności projektu – osoba za niego odpowiedzialna jest niezbędna. Z punktu widzenia całej organizacji to właśnie kierownik projektu jest tym spoiwem, które łączy pozostałe działy i kieruje projektem aż do jego zakończenia.