Jak dobrze zarządzać zadaniami, gdy wszystko musi być ASAP? 

Twoja lista zadań rośnie w zastraszającym tempie i wydaje się, że nie ma końca? Twoi współpracownicy ciągle dorzucają nowe obowiązki, a Ty czujesz się przytłoczony ilością pracy? Brzmi znajomo? Kiedy kalendarz pęka w szwach, a priorytety się mnożą, trudno skupić się na najważniejszych zadaniach. W tym artykule podpowiemy, jak skutecznie zarządzać swoim czasem, by zwiększyć produktywność i uniknąć wypalenia zawodowego.

Określaj ważność zadań, a nie poszczególnych jednostek

To jeden z najczęstszych, a zarazem najtrudniejszych problemów, z którym możemy zmagać się na swojej drodze podczas realizacji obowiązków. Zarzuceni zadaniami o wysokim priorytecie, które mają ogromny wpływ na dalszą pracę naszych współpracowników bądź nawet i klientów, zdarza się, że w pierwszej kolejności podejmujemy się realizacji projektów osób wyższego szczebla. Jest to pułapka, która może wiele kosztować innych z naszej organizacji, którym blokowanie ich zadania uniemożliwia dalszą pracę. Powodem takiego działania może być poczucie obowiązku lub lojalności wobec swojego lidera czy nawet pracodawcy. To może prowadzić do sytuacji, w której kluczowe projekty są opóźniane lub wykonywane pobieżnie, co negatywnie wpływa na efektywność całego zespołu. Zarządzanie obowiązkami powinno być oparte na chłodnej analizie, bez względu na to, kto je zlecił. To kluczowe dla sukcesu firmy i satysfakcji klientów.

Bądź asertywny

W środowisku pracy, gdzie współpraca zespołowa jest na porządku dziennym, umiejętność bycia asertywnym jest nieoceniona. Jednym z najtrudniejszych aspektów asertywności jest komunikowanie się bez poczucia winy. W pracy często jesteśmy kuszeni, by przyjmować na siebie więcej obowiązków, niż jesteśmy w stanie wykonać. Asertywna odmowa, wyrażona w sposób konstruktywny, pomaga uniknąć przeciążenia i wypalenia zawodowego. Przykładowo, zamiast mówić „Nie mogę tego zrobić”, bardziej asertywną odpowiedzią byłoby „Chętnie pomogę, ale muszę najpierw skończyć aktualne zadania. Czy możemy ustalić inny termin?”. Jasne komunikowanie swoich możliwości, obciążenia pracą oraz ewentualnych trudności, pozwala na lepsze planowanie i zarządzanie projektami. Przykładowo, jeśli zdajesz sobie sprawę z tego, że nie będziesz w stanie wykonać obowiązków w określonym terminie, asertywne poinformowanie o tym fakcie pozwala zespołowi na znalezienie alternatywnego rozwiązania lub odpowiednie dostosowanie planu. Musimy zrozumieć, że nie ma nic złego w asertywności. Często to właśnie dzięki niej jesteśmy w stanie odpowiednio ustalać priorytety. 

Podsumowując, asertywność jest nieodzowna w procesie zarządzania zadaniami, ponieważ zapobiega przeciążeniu, wspiera profesjonalne relacje oraz zwiększa produktywność i rozwój zawodowy.

Hierarchizuj pracę pod względem ważności

W sieci można znaleźć wiele narzędzi, które ułatwią nam zarządzanie zadaniami. Jest to sposób, który nie tylko rzuci nam nowe światło na nasze obowiązku, ale także spowoduje, że dużo łatwiej i spokojniej będziemy mogli podejść do swoich obowiązków. Poniżej przedstawię pięć wybranych metod, dzięki którym z łatwością można zapanować nad falą obowiązków.

Zasada Eisenhowera (Macierz Eisenhowera):

• Podziel zadania na cztery kategorie: ważne i pilne; ważne, ale niepilne; pilne, ale nieważne; ani ważne, ani pilne.
• Skup się najpierw na tych, które są zarówno ważne, jak i pilne.
• Ważne, ale niepilne planuj na później.
• Pilne, ale nieważne deleguj.
• Ani ważne, ani pilne eliminuj.

Zasada Pareto (Reguła 80/20):

• Skoncentruj się na taskach, które przynoszą najwięcej wartości. Często 20% zadań przynosi 80% efektów.
• Zidentyfikuj te kluczowe czynności i nadaj im najwyższy priorytet.

Metoda ABC:

• Stwórz listę wszystkich zadań i przypisz priorytety: A (najwyższy), B (średni), C (najniższy).
• Skup się na grupie A, zanim przejdziesz do B i C.
• Regularnie przeglądaj i aktualizuj listę obowiązków, dostosowując priorytety w miarę potrzeb.

Analiza celów (SMART Goals):

• Upewnij się, że Twoje zadania są specyficzne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i terminowe.
• Zidentyfikuj, które są bezpośrednio związane z osiągnięciem Twoich głównych celów i nadaj im najwyższy priorytet.

Nie bój się delegować zadań

Delegowanie obowiązków to inwestycja w efektywność. Pozwala nie tylko rozłożyć obciążenie, ale też uwolnić czas na zadania strategiczne, wymagające głębszej analizy. Pamiętajmy, że skuteczne delegowanie to nie tylko przekazanie prac, ale również zapewnienie odpowiednich warunków do jego realizacji.  Należy pamiętać, że taki model działania zapewnia także rozwój kompetencji reszty członków zespołu. 

By efektownie zarządzać projektem, należy zwrócić uwagę na kilka ważnych aspektów. Jednym z nich jest to, że nie każde zadanie można oddelegować. Ważne jest, by odpowiednio zidentyfikować te, które mogą zostać przekazane innej osobie. Nie chcemy przecież zarzucić członka zespołu niepotrzebną pracą, do której nie ma kompetencji lub narzędzi. Ważne jest także, by odpowiednio dobrać osoby i jasno komunikować swoje oczekiwania. Znając dobre strony naszego zespołu, możemy odpowiednio przydzielić prace, nie sprawiając przy tym nikomu kłopotu. Ta zasada pozwala nie tylko na odciążenie zadaniami, ale także na rozwój pozostałych pracowników, którzy duży lepiej mogą sprawdzić się w niektórych wyzwaniach. 

Poświęć kwadrans na zaplanowanie kolejnego dnia

Bardzo ważne jest, by ostatnie piętnaście minut swojej pracy poświęcić na zarządzanie zadaniami na kolejny dzień. Takie działanie może znacząco wpłynąć na efektywność i produktywność naszej pracy. Jednym z powodów, dla których warto wprowadzić tę zasadę, jest skoncentrowanie się na najważniejszych zadaniach od samego rana. Pozwala to unikać chaosu i niepewności, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania czasem. Ponadto wiedza o tym, co trzeba zrobić następnego dnia, zmniejsza poranny stres i pozwala rozpocząć dzień z pewnością siebie i spokojem. Planowanie na koniec dnia daje poczucie kontroli i zmniejsza napięcie związane z niepewnością. Dzięki tej metodzie będziemy także w stanie zająć się najważniejszymi taskami już na początku dnia, gdy energia i koncentracja są na najwyższym poziomie. Podsumowując, poświęcenie ostatnich piętnastu minut swojej pracy na zaplanowanie kolejnego dnia jest nieocenionym narzędziem w priorytetyzacji zadań. Daje jasność i ukierunkowanie, redukuje stres, poprawia organizację, zapobiega zapominaniu o ważnych obowiązków, zwiększa produktywność, przygotowuje na zmiany i zwiększa satysfakcję z pracy. Implementacja tej prostej rutyny może znacząco poprawić efektywność i jakość wykonywanych czynności.

Wprowadzenie tych pięciu zasad w określaniu ważności zadań do wykonania pomoże nam pozbyć się chaosu w naszej pracy. Na początek możemy podjąć się wdrożenia jednej lub dwóch praktyk, które pozwolą nam zapanować nad codziennymi wyzwaniami. Należy pamiętać o tym, że priorytetyzacja obowiązków jest niezbędna dla zwiększenia efektywności, optymalnego zarządzania czasem, realizacji kluczowych celów, skutecznej komunikacji i współpracy oraz logicznego podejmowania decyzji.

Implementacja strategii priorytetyzacji zadań przynosi korzyści zarówno dla jednostki, jak i dla całej organizacji.

BONUS: Narzędzia do zarządzania zadaniami, które usprawnią Twoją pracę 

• Todoist: Jeśli szukasz prostego i intuicyjnego programu do zarządzania zadaniami, koniecznie sprawdź Todoist. Aplikacja pozwala na tworzenie list, przypominanie o ważnych terminach i ustawianie priorytetów. Dzięki niej łatwo uporządkujesz swoje obowiązki i będziesz mieć wszystko pod kontrolą.
• Trello: Dla osób, które preferują wizualne podejście do organizacji zadań, Trello będzie idealnym narzędziem. Umożliwia tworzenie tablic, na których możesz umieszczać karty reprezentujące poszczególne taski. Możesz je grupować, przypisywać do nich osoby odpowiedzialne i śledzić postępy. Trello jest szczególnie przydatne w pracy zespołowej.
• Asana: Asana to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania projektami, które pozwala na śledzenie postępów, komunikację z teamem i automatyzację wielu zadań. Dzięki niej możesz dowolnie planować projekty, tworzyć harmonogramy i zarządzać zasobami. Asana jest świetnym rozwiązaniem dla osób pracujących w dużych zespołach.
• Notion: Niezwykle wszechstronne narzędzie, które można wykorzystać do wielu celów. Oprócz zarządzania zadaniami pozwala na tworzenie notatek, baz danych, a nawet całych stron internetowych. Notion to doskonała opcja dla osób, które szukają jednego narzędzia do zarządzania wszystkimi swoimi projektami.
• Team Work: Program do zarządzania projektami i zadaniami pozwala na integrację z komunikatorami, monitorowanie postępów i czasu pracy. Aplikacja posiada możliwość tworzenia szablonów tasków, co znacznie przyspiesza pracę.