Jak zaplanować budżet na wdrożenie sklepu internetowego?

Odpowiednio przygotowany budżet pozwala zaoszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko niepowodzenia projektu. To jedna z kluczowych kwestii, od której rozpoczynamy planowanie wdrożenia sklepu internetowego.

W tym artykule dowiesz się:

• Dlaczego i po co ustalać budżet na wdrożenie sklepu internetowego?
• Kto powinien dokonywać analizy i zbierać wymagania?
• Dlaczego warto rozmawiać o budżecie?
• Co jeśli brakuje nam środków?

Planowanie budżetu na wdrożenie sklepu. Dlaczego jest tak ważne?

Wyobraź sobie, że planujesz kupić dom. Możesz szukać go na własną rękę lub skorzystać z usług agencji nieruchomości. W obu przypadkach najistotniejsze pytanie to: Jaki mam budżet? Od niego bowiem zależą wielkość domu, stan, lokalizacja i szereg innych udogodnień.

Z podobną sytuacją masz do czynienia na pierwszym etapie tworzenia lub rozwoju sklepu internetowego. Musisz wiedzieć, na co Cię stać oraz jak rozsądnie gospodarować finansami. Dlatego należy przeanalizować, ile masz pieniędzy, na co je przeznaczysz oraz jakie korzyści może przynieść inwestycja.

Od czego zacząć planowanie budżetu?

Na początku zadaj sobie pytanie: Jaki jest mój cel biznesowy? W większości przypadków celem nadrzędnym będzie zwiększenie sprzedaży. Zastanów się jednak, w jaki sposób zamierzasz go osiągnąć.

Przykładowo, posiadając już lokal stacjonarny, możesz chcieć uruchomić sprzedaż internetową dla Klientów, którzy coraz częściej o nią pytają. Sklep internetowy może samodzielnie obsługiwać wielu z nich w tym samym czasie. Przez całą dobę, 365 dni w roku i niezależnie od zdarzeń losowych w Twoim życiu. W opisanym przypadku zwiększasz sprzedaż, rozszerzając ofertę na Klientów online.

Jeżeli masz już sklep internetowy i chcesz zwiększyć dochód, pomogą Ci w tym np. migracja do wydajniejszej platformy, zwiększenie funkcjonalności sklepu czy korzystanie z lepszych narzędzi sprzedażowych i marketingowych. To inwestycje, które mogą szybko się zwrócić, jeżeli odpowiednio je zaplanujesz.

Jak ustalić budżet?

Ustalając budżet projektu, zadaj sobie następujące pytania:

• Gdzie widzę swój sklep za 5 lat?
• Jakie są możliwości i przeszkody, by tam dotrzeć?
• W jaki sposób je wykorzystam lub pokonam?
• Co będzie mi potrzebne, by to zrobić?
• Z czego mogę na razie zrezygnować?

Analiza i zbieranie wymagań

Proces analizy i zbierania wymagań jest najważniejszy dla powodzenia całego projektu, dlatego warto dobrze przemyśleć, kto będzie go realizował.

Do wyboru masz 3 rozwiązania:

1. Dokonać go samodzielnie lub powierzając swojemu zespołowi IT.
2. Skorzystać z usług analityka biznesowego lub firmy zewnętrznej.
3. Poprosić o pomoc potencjalnego dostawcę oprogramowania.

Pierwsza propozycja jest najmniej kosztowna. Musisz jednak pamiętać, by analizę przeprowadziły osoby doświadczone. Jeżeli powierzysz ją pracownikom o niskich kompetencjach, cały projekt może zakończyć się niepowodzeniem. Pewniejszą opcją może być skorzystanie z usług analityka biznesowego lub firmy zewnętrznej albo poproszenie o analizę i zebranie wymagań potencjalnego dostawcy oprogramowania.

Analiza i zbieranie wymagań są istotne, ponieważ to od nich w dużym stopniu zależy sukces wdrożenia. Jeżeli potrafisz jasno przedstawić wykonawcy, czego chcesz oraz jakie masz możliwości, będzie on mógł zaproponować Ci najlepsze rozwiązanie. Taka współpraca pozwoli zmaksymalizować korzyści płynące z planowanego wdrożenia, ocenić jego opłacalność i porównać poszczególne koszty. W ten sposób oszczędzasz czas, unikasz wielu błędów i zmniejszasz ryzyko niepowodzenia projektu.

Mając świadomość, czego chce Klient oraz jakich dokładnie oczekuje efektów, wiemy, jak możemy to zrobić. Przygotowując analizę w naszej firmie, dostarczamy Klientowi dokument z listą wymagań, sposobami ich realizacji oraz estymacjami czasowymi. Zwykle jest to kilkudziesięciostronnicowy dokument. Z gotową dokumentacją Klient może zgłosić się po wycenę również do innych firm.

Dlaczego warto rozmawiać o budżecie?

Załóżmy, że na wdrożenie przewidujesz 90 tysięcy złotych. To dużo czy mało? Jaki sklep możesz za to zbudować? Co możesz w nim wprowadzić?

Niektórzy nie chcą otwarcie mówić wykonawcy, jaki mają budżet. Powód? Zwykle to strach przed tym, że ograniczy to możliwość negocjacji, a zleceniobiorca zaproponuje maksymalną kwotę za projekt. Niekiedy na pytanie o budżet pojawia się także stwierdzenie: Nie wiem. A co proponujecie?

Doświadczenie pokazało nam, że z obu postaw wynika więcej strat, niż korzyści. Dlatego budżet na wdrożenie sklepu warto planować oraz o nim rozmawiać.

Taki dialog oszczędza czas obu stron. Mowa tutaj o kilku dniach, a nawet tygodniach. Grając w otwarte karty, ułatwiasz wykonawcy analizę, a także zaproponowanie rozwiązań szytych na miarę. Być może uzyskasz wiele cennych rad oraz informacji o koncepcjach, których wcześniej nie brałeś pod uwagę.

Co w przypadku, gdy brakuje nam środków?

Co możesz zrobić w sytuacji, gdy określiłeś cel biznesowy oraz budżet na wdrożenie, ale masz za mało środków na zrealizowanie projektu? Rozwiązaniem problemu może okazać się wdrażanie poszczególnych rozwiązań etapami. Aby przybliżyć ten proces, cofnijmy się do analogii z domem.

Przykładowo, wystarczy Ci środków, by postawić budynek i wyposażyć go w to, co niezbędne do życia – hydraulikę, elektrykę, ocieplenie itp. Brakuje Ci jednak pieniędzy na wykończenie wszystkich pokoi czy ogrodzenie posesji. Mimo to musisz gdzieś mieszkać. Decydujesz się zatem na postawienie takiego domu, na jaki stać Cię w tym momencie. Wykańczasz dwa z pięciu pokoi oraz łazienkę i częściowo kuchnię. W ten sposób masz dach nad głową, a gdy pojawią się nowe środki, stopniowo wykończysz resztę domu.

Podobną sytuację możesz napotkać w swoim sklepie internetowym. Jeżeli brakuje Ci pieniędzy na realizację całego projektu, możesz skorzystać z gotowych rozwiązań, wdrażając funkcjonalności must have. Przykładowo, zamiast czekać na powstanie dedykowanego programu lojalnościowego, uruchamiasz sklep, a program wdrażasz za kilka miesięcy. Podobnie w przyszłości dodajesz np. integrację z Allegro czy kolejne wersje językowe sklepu.

Jakie są zalety takich rozwiązań?

Pierwsza to szybsze rozpoczęcie sprzedaży, bez czekania, aż pojawią się środki na zaawansowane rozwiązania.

Druga to feedback od klientów na już działającym sklepie.

Trzecią może okazać się stopniowe automatyzowanie niektórych procesów (m.in. zrezygnowanie z ręcznego wprowadzania produktów czy marketing automation).

Czwarta – dostrzeżenie, że rozwiązanie, którego oczekiwałeś na początku, nie jest Ci jednak potrzebne i może lepiej zainwestować w coś innego.

Podsumowanie

Odpowiednie zaplanowanie budżetu na wdrożenie sklepu internetowego pozwala oszczędzić czas i pieniądze, minimalizując ryzyko niepowodzenia całego projektu. Aby plan był dobry, najpierw należy określić cel biznesowy oraz możliwości. Następnie potrzebne będą dokładna analiza i zebranie wymagań kluczowych dla powodzenia całego projektu.

W przypadku, gdy masz jasno określony cel, ale brak Ci środków na całkowitą realizację projektu, możesz skorzystać z rozwiązań must have. Dzięki temu oszczędzisz czas, będziesz mógł stopniowo automatyzować niektóre procesy w sklepie i być może rzucisz nowe światło na swój biznes.

Tym, co niezwykle pomaga w planowaniu budżetu, jest rozmowa. Otwarta dyskusja o finansach nie dla każdej firmy wydaje się atrakcyjną, jednak jej brak może zaważyć na sukcesie całego przedsięwzięcia.

Szukasz wykonawcy, który będzie solidnym partnerem do rozmowy? Porozmawiajmy: https://auroracreation.pl/kontakt/