Asynchroniczna Mapa Potrzeb do wdrożenia Platformy B2B

Jedna firma, wiele perspektyw

Sprzedaż, e-commerce, logistyka, finanse i IT patrzą na platformę B2B z różnych stron. Żeby dobrze ustalić jej zakres, trzeba najpierw zrozumieć, czego potrzebują osoby pracujące w poszczególnych obszarach.

Asynchroniczna Mapa Potrzeb to arkusz, który ułatwia zebranie tych odpowiedzi. Każda osoba uzupełnia kartę swojego obszaru w dogodnym czasie. Nie musicie znać się na e-commerce ani technologii — wystarczy, że opiszecie potrzeby i sposób pracy swojego zespołu.

Utwórz własną kopię

Po kliknięciu Google Sheets poprosi o utworzenie kopii. Własny arkusz możesz udostępnić swojemu zespołowi i wypełniać na jego przykładach.

Podgląd zrzutu — kliknij lub dotknij, aby go powiększyć.

W swojej kopii otwórz zakładkę Instrukcja i wykonuj opisane tam kroki. Uzupełnienie karty jednego obszaru zajmuje około 15 minut.

Po co jest to narzędzie?

Mapa pomaga zebrać oczekiwania różnych zespołów w jednym miejscu i przejść od ogólnych pomysłów do konkretnych potrzeb. Dzięki niej łatwiej ustalić:

• co platforma powinna zapewniać już w dniu uruchomienia;
• które obecne funkcje są ważne i nie powinny zniknąć;
• co można zaplanować na kolejny etap;
• które kwestie wymagają rozmowy, bo potrzeba lub sposób działania nie są jeszcze jasne.

Arkusz porządkuje odpowiedzi i aktualizuje podsumowania automatycznie. Nie zastępuje rozmowy o procesach ani decyzji o zakresie projektu — przygotowuje do nich wspólny punkt wyjścia.

Jak działa mapa?

Wybierasz kartę swojego obszaru i oceniasz opisane w niej potrzeby. Kolumna C mówi, jaki rezultat jest potrzebny. Przy każdej pozycji wybierasz status w kolumnie A, a jeśli chcesz, dopisujesz kontekst w kolumnie G.

Wybory od razu zasilają listy i podsumowanie. Zakładka WYBRANE FUNKCJE MVP pokazuje funkcje, które powinny działać od uruchomienia platformy — zarówno już używane, jak i nowe do dodania. PODSUMOWANIE pokazuje liczbę odpowiedzi i postęp uzupełniania. Osobne karty zbierają pozycje do omówienia, na później i odrzucone. Niczego nie trzeba ręcznie przenosić.

Jak wypełnić kartę swojego obszaru?

1. Otwórz zakładkę MENU MAPY i wybierz nazwę swojego obszaru.
2. Przeczytaj rezultat w kolumnie C. Jeśli potrzebujesz więcej szczegółów, przeczytaj również opis funkcji.
3. W kolumnie A wybierz jeden status dla każdej pozycji, którą potrafisz ocenić.
4. Jeśli odpowiedź zależy od konkretnego procesu, klienta lub warunku, wpisz wyjaśnienie w kolumnie G. To pole jest opcjonalne.
5. Wróć do PODSUMOWANIA albo list wynikowych, aby zobaczyć, jak odpowiedzi układają się w całość.

Wypełniaj tylko kartę swojego obszaru. Nie musisz oceniać każdej pozycji — jeśli nie wiesz, czy funkcja jest potrzebna albo jak powinna działać, wybierz „Do dyskusji” i zapisz pytanie lub wątpliwość w kolumnie G.

Zrzut pokazuje przykładowe statusy. W swojej kopii wybierz status przy każdej potrzebie z perspektywy swojego obszaru. Dodatkowy kontekst możesz wpisać w kolumnie G.

Co oznaczają statusy?

• Działa dziś — do MVP — ta potrzeba jest już obsługiwana i ważne jest, aby pozostała dostępna w nowej platformie. Liczy się do MVP.
• Dodać na start — potrzebujemy tej funkcji od uruchomienia nowej platformy. Liczy się do MVP.
• Na później — potrzebujemy tego, ale może poczekać na kolejny etap.
• Do dyskusji — nie wiadomo jeszcze, czy funkcja jest potrzebna lub jak ma działać. Dopisz pytanie albo wątpliwość w kolumnie G.
• Niepotrzebne — Twój obszar nie potrzebuje tej funkcji.

Odpowiadaj na podstawie pracy swojego obszaru. Nie musisz oceniać rozwiązania technicznego ani przesądzać, w jaki sposób platforma ma je zrealizować.

Jak przedstawić mapę zespołowi?

Możesz zacząć od krótkiego wyjaśnienia:

Zbieramy potrzeby do platformy B2B, żeby zobaczyć, co jest ważne dla naszego obszaru. Proszę, wypełnijcie tylko naszą kartę. Przy każdej pozycji wybierzcie status w kolumnie A, a jeśli odpowiedź zależy od konkretnego przypadku lub procesu, dopiszcie kontekst w G. Nie musicie znać e-commerce ani technologii. Jeśli nie wiecie, czy dana funkcja jest potrzebna albo jak ma działać, wybierzcie „Do dyskusji” i zapiszcie pytanie.

Przed rozpoczęciem ustal, kto uzupełni kartę, do kiedy zebrać odpowiedzi i komu przekazać pytania. Po wypełnieniu formularza przejrzyjcie razem pozycje „Do dyskusji” i ustalcie, czy są potrzebne oraz jak powinny działać. Odpowiedzi z innych obszarów pozostaw ich zespołom.

Jak utworzyć własną kopię arkusza?

1. Kliknij przycisk „Utwórz własną kopię” na tej stronie.
2. Zaloguj się na konto Google, jeśli pojawi się taka prośba.
3. W Google Sheets wybierz „Utwórz kopię”. Możesz nadać plikowi nazwę i wskazać folder na Dysku.
4. W swojej kopii kliknij „Udostępnij” i dodaj osoby, które będą wypełniać arkusz.
5. Przekaż im link do kopii i termin uzupełnienia karty.

Odpowiedzi Twojego zespołu będą zapisywać się w utworzonej kopii.

Utwórz własną kopię mapy

Jak udostępnić kopię zespołowi?

1. Otwórz swoją kopię arkusza i kliknij „Udostępnij”.
2. Wpisz służbowe adresy e-mail osób, które mają wypełniać arkusz. Możesz też dodać adres grupy Google używanej w Twojej firmie.
3. Wybierz rolę „Edytor”, aby zespół mógł wpisywać odpowiedzi. Jeśli ktoś ma tylko przeglądać arkusz, wybierz „Wyświetlający”.
4. Kliknij „Wyślij”. Google Sheets prześle zaproszenia na podane adresy. Później możesz wrócić do „Udostępnij”, aby dodać kolejne osoby lub zmienić ich dostęp.

Najprościej zaprosić konkretne osoby po adresie e-mail. Jeśli zamiast tego chcesz udostępnić arkusz linkiem, sprawdź ustawienie „Dostęp ogólny” i zasady obowiązujące w Twojej firmie. Udostępniaj link do swojej kopii, nie do arkusza źródłowego.

Co zrobić po zebraniu odpowiedzi?

Sprawdź postęp i podsumowanie, a następnie omówcie wspólnie pozycje z listy FUNKCJE DO DYSKUSJI. Uzgodnijcie, czy dana potrzeba powinna wejść do MVP, poczekać na później czy zostać odrzucona. Lista MVP pokaże wtedy, co ma działać od uruchomienia platformy — także to, co już dziś jest ważną częścią pracy zespołu.

Mapa pomaga rozpocząć rozmowę i uporządkować jej wynik. Zebrane odpowiedzi są bazą do dalszego planowania zakresu platformy B2B.

---

Asynchroniczna Mapa Potrzeb do wdrożenia Platformy B2B — od Aurora Creation
Materiał dla uczestników prelekcji „Jedna firma, a potrzeby zespołu skrajnie różne… Jak to pogodzić i dowieźć platformę B2B?” podczas wydarzenia E-commerce B2B.